圖片來源：若水國際

你能想像每天坐在辦公桌前面八小時，會產生多少心理需求嗎？

肺炎疫情來襲，WFH ( Work from Home) 不再是虛無飄渺的概念，而可能成為每個工作者的日常。企業該如何因應工作型態的轉變，和員工因為遠距產生的心理需求，同時保持商業競爭力？

若水以組織文化和管理心理學為基礎，打造以人為本的線上虛擬辦公室，或許可以為大家帶來一些靈感。

從實體到線上，打造虛擬辦公室

早在2020年2月疫情剛抬頭，若水內部便成立了遠距工作規劃小組，用一個月的時間完成三階段的網路架構及團隊協作遠距實測，成功建構出「線上虛擬辦公室」。

若水的許多專案運作，例如BIM(建築資訊建模)、AI數據處理等，都需要高度協作、即時討論，因此我們利用視訊軟體打造線上虛擬的工作環境。讓每位FLOWer(若水人)都能即時線上溝通討論，並透過遠端桌面、VPN連線進公司的主機工作，將日常的辦公模式複製到線上虛擬辦公室。

在短短一個月建立起O2O( Offline to Online) 整套模式，聽起來很像天方夜譚，實則不然。訣竅在於：

「從日常建立起組織文化和回饋機制」。

組織文化，是遠距團隊凝聚力的基石

線上溝通模式比較生硬，一旦傳遞訊息時有誤解，團隊就很容易會「散架」。但若水在遠距期間，卻很少遇到這樣的困擾，原因出自於組織文化。

Google調查過180個成功團隊，歸納出五大共通關鍵指標，其中「心理安全感」是最重要的一項。這也是若水從日常就致力於營造的：一個強調彼此敞開、尊重傾聽，多元整合的團隊。

透過日常工作坊、心理師早餐會、讀書會等活動，團隊成員已建立起對彼此的認知、尊重和信任，了解「原來還有另一種思維模式」、「即使我的看法和大多數人不同，也不用擔心被傷害」，便能更自在的表達出水面下的真實想法，讓團隊得以從根本解決問題，進行優化改善。

打造高效虛擬辦公室：四大管理「心」法

然而，平時用心經營企業文化和回饋機制，不代表到了線上完全沒有煩惱。透過夥伴對遠距工作的真實回饋，我們發現實體和線上的工作還是有很大的不同。為此，我們特別請教專業的諮商心理師，了解遠距工作的思維以及心態轉變，以回應員工的需求，並持續優化WFH 遠距工作環境的營造。

💡管理心法一：降低視訊鏡頭的不安

遠距初期有夥伴反映，透過視訊軟體打造的虛擬辦公室雖然帶來團隊感，但還是會有心理上的抗拒，「一整天開著視訊鏡頭，是因為不信任我嗎？」。

平時在辦公室，大家面對面相處八小時都不覺得怪，但搬到線上隔著鏡頭，卻產生被監看的感受？我們或許可以在「凝視心理學」裡面找到答案。

孩童在6~18個月大的時候，會透過照鏡子來認識自己的外在形象。「視訊鏡頭」的存在就像是那面鏡子。

當鏡頭開啟，我們會在意自己呈現給他人的形象，想像他人怎麼看待畫面中的自己。我是不是表現得夠「好」？是否符合同事們（特別是主管）對我的期待？

假如能了解這份焦慮不安，可能來自對於外在形象和自我價值的焦慮，就更容易放下對鏡頭的抵抗感，並專注於團隊協作。遠距期間，遠距工作規劃小組也會適時進場了解狀況，收集夥伴們的真實反饋，並進行溝通和調整。

💡管理心法二：減輕視訊會議的疲憊感

線上會議好像比一般會議還要累人？主要原因是：缺少了「非語言訊息」。

我們平常的溝通除了語言，手勢、眼神等非語言訊息就佔了八成。視訊會議時少了這些「無聲的暗號」，必須更努力揣測對方的想法、說更多話來釐清核對，才能確保溝通成立。同時，因為必須全神貫注，無法自動過濾掉不相干的聲音，長時間下來容易造成眼耳疲勞。

此外，還有一個更深層的原因叫做「人格面具」。人們在不同社交場合，會扮演的不同形象。當視訊鏡頭開啟，我們必須時時刻刻「演出」在工作上那個專業、自信的自己，沒辦法像平常上班那樣，偶爾盯著螢幕恍神，或者到茶水間放鬆一下，自然也就容易產生疲憊感。

為了將視訊帶來的干擾降到最低，並保持協作順暢，我們請團隊在全體協作的會議上，將視訊畫面縮小到只有一格，把音量調小，至於小組協作的會議則另外拉群組討論。

💡管理心法三：建立線上社交禮儀

辦公室搬到線上後，本來安靜的夥伴似乎變得更安靜了，而平時喜歡互動的夥伴則受不了，吶喊著好想回辦公室上班……

相較於歐美，華人社會比較不習慣表達太多的情緒和話語，而且少了非語言訊息，讓線上溝通的難度變高。而人際關係原本就有親疏遠近，有些同事之間特別投緣，有些則是君子之交，面對不同關係的人，我們習慣展現不同面向的自己。

但是在齊頭式的線上會議中，我們必須對不同親疏遠近的人，呈現出同樣的形象，這可能會讓人產生抗拒，不確定除了專業的那一面，自己「遊戲、生活化」的那一面是否可以出現在會議上。

這種時候，若水特殊的會議文化「check in & check out」就派上用場了。

每天會議開始前，大家會一起check in，各自分享一個和工作無關的生活趣事，例如最近居家工作的心得，喜歡看的影集等等，目的是讓彼此成為最佳隊友，不只能談論正經事，也能了解對方真實的那一面，培養心照不宣的默契，有助工作運行更順暢。

會議結束後團隊也會進行check out，回報工作進度，統整會議結論和Following Action，如果有工作相關問題也可以在此時提出，和團隊一起討論、解決。

到了線上也是，團隊每天用軟性的check in &理性的 check out，取代制式化的點名，而各部門也有許多創意的作法。例如讓人心跳加快的成語接龍搶答、綜藝題目大會考。

此外，為了大家的健康，平時在實體辦公室，固定有專人帶領各樓層夥伴做5-10分鐘的「運動操」，活動一下久坐疲乏的身體，彼此聊聊天。在線上，我們一樣維持每天的運動時段，讓大家可以感受到團隊感，同時消除疲勞。

💡管理心法四：營造居家工作環境

一家人吃飯的餐桌，變成了居家辦公桌；上一秒還在談論嚴肅的商業合約，下一秒又必須轉換成父母的角色，照顧哭鬧的小孩，視訊會議時，還時不時有家人跑來亂入…平時在外，我們扮演著成熟獨立個體的角色（社會人），如今這個社會化的角色跑到家裡，挑戰著工作者和家人之間的界線感。

當每位夥伴都營造出工作空間，就是一個虛擬辦公室。要打造良好的工作環境，設立遠距工作的「界線」就變得很重要。大家發揮創意，除了事前和家人約法三章，劃出固定的工作時段和空間之外，也有人自製門牌和標語。

不只生活需要儀式感，工作也是。為了幫助團隊夥伴更進入工作狀態，若水設定了基礎的遠距工作衣著規範、視訊禮儀等共識，邀請團隊一起營造工作環境的氛圍。

此外，夥伴們自己也會營造出屬於自己的儀式感，例如手沖咖啡，換上有工作感的襯衫，在餐桌鋪上桌巾等，用不同的方式進入工作角色，幫心靈充電。

遠距工作靠的不只是視訊和網路，文化、心理也很重要

當遠距工作逐漸成為一種常態，不論企業和員工都需要做好心態和環境上的準備，除了視訊及網路硬體環境的架設之外，更需要「組織文化」軟實力的相輔相成，才能發揮WFH最佳的綜效。