建構團隊心理安全感,遠距工作也像在一起

圖片來源:若水國際

你能想像每天坐在辦公桌前面八小時,會產生多少心理需求嗎?

肺炎疫情來襲,WFH ( Work from Home) 不再是虛無飄渺的概念,而可能成為每個工作者的日常。企業該如何因應工作型態的轉變,和員工因為遠距產生的心理需求,同時保持商業競爭力?

若水以組織文化和管理心理學為基礎,打造以人為本的線上虛擬辦公室,或許可以為大家帶來一些靈感。

從實體到線上,打造虛擬辦公室

早在2020年2月疫情剛抬頭,若水內部便成立了遠距工作規劃小組,用一個月的時間完成三階段的網路架構及團隊協作遠距實測,成功建構出「線上虛擬辦公室」。

若水的許多專案運作,例如BIM(建築資訊建模)、AI數據處理等,都需要高度協作、即時討論,因此我們利用視訊軟體打造線上虛擬的工作環境。讓每位FLOWer(若水人)都能即時線上溝通討論,並透過遠端桌面、VPN連線進公司的主機工作,將日常的辦公模式複製到線上虛擬辦公室。

在短短一個月建立起O2O( Offline to Online) 整套模式,聽起來很像天方夜譚,實則不然。訣竅在於:

「從日常建立起組織文化和回饋機制」。

組織文化,是遠距團隊凝聚力的基石

線上溝通模式比較生硬,一旦傳遞訊息時有誤解,團隊就很容易會「散架」。但若水在遠距期間,卻很少遇到這樣的困擾,原因出自於組織文化。

Google調查過180個成功團隊,歸納出五大共通關鍵指標,其中「心理安全感」是最重要的一項。這也是若水從日常就致力於營造的:一個強調彼此敞開、尊重傾聽,多元整合的團隊。

透過日常工作坊、心理師早餐會、讀書會等活動,團隊成員已建立起對彼此的認知、尊重和信任,了解「原來還有另一種思維模式」、「即使我的看法和大多數人不同,也不用擔心被傷害」,便能更自在的表達出水面下的真實想法,讓團隊得以從根本解決問題,進行優化改善。

打造高效虛擬辦公室:四大管理「心」法

然而,平時用心經營企業文化和回饋機制,不代表到了線上完全沒有煩惱。透過夥伴對遠距工作的真實回饋,我們發現實體和線上的工作還是有很大的不同。為此,我們特別請教專業的諮商心理師,了解遠距工作的思維以及心態轉變,以回應員工的需求,並持續優化WFH 遠距工作環境的營造。

💡管理心法一:降低視訊鏡頭的不安

遠距初期有夥伴反映,透過視訊軟體打造的虛擬辦公室雖然帶來團隊感,但還是會有心理上的抗拒,「一整天開著視訊鏡頭,是因為不信任我嗎?」。

平時在辦公室,大家面對面相處八小時都不覺得怪,但搬到線上隔著鏡頭,卻產生被監看的感受?我們或許可以在「凝視心理學」裡面找到答案。

孩童在6~18個月大的時候,會透過照鏡子來認識自己的外在形象。「視訊鏡頭」的存在就像是那面鏡子。

當鏡頭開啟,我們會在意自己呈現給他人的形象,想像他人怎麼看待畫面中的自己。我是不是表現得夠「好」?是否符合同事們(特別是主管)對我的期待?

假如能了解這份焦慮不安,可能來自對於外在形象和自我價值的焦慮,就更容易放下對鏡頭的抵抗感,並專注於團隊協作。遠距期間,遠距工作規劃小組也會適時進場了解狀況,收集夥伴們的真實反饋,並進行溝通和調整。

透過心理師主持的早餐會,在日常建立起與其他夥伴溝通的習慣。(圖片來源:若水國際)

💡管理心法二:減輕視訊會議的疲憊感

線上會議好像比一般會議還要累人?主要原因是:缺少了「非語言訊息」。

我們平常的溝通除了語言,手勢、眼神等非語言訊息就佔了八成。視訊會議時少了這些「無聲的暗號」,必須更努力揣測對方的想法、說更多話來釐清核對,才能確保溝通成立。同時,因為必須全神貫注,無法自動過濾掉不相干的聲音,長時間下來容易造成眼耳疲勞。

此外,還有一個更深層的原因叫做「人格面具」。人們在不同社交場合,會扮演的不同形象。當視訊鏡頭開啟,我們必須時時刻刻「演出」在工作上那個專業、自信的自己,沒辦法像平常上班那樣,偶爾盯著螢幕恍神,或者到茶水間放鬆一下,自然也就容易產生疲憊感。

為了將視訊帶來的干擾降到最低,並保持協作順暢,我們請團隊在全體協作的會議上,將視訊畫面縮小到只有一格,把音量調小,至於小組協作的會議則另外拉群組討論。

💡管理心法三:建立線上社交禮儀

辦公室搬到線上後,本來安靜的夥伴似乎變得更安靜了,而平時喜歡互動的夥伴則受不了,吶喊著好想回辦公室上班……

相較於歐美,華人社會比較不習慣表達太多的情緒和話語,而且少了非語言訊息,讓線上溝通的難度變高。而人際關係原本就有親疏遠近,有些同事之間特別投緣,有些則是君子之交,面對不同關係的人,我們習慣展現不同面向的自己。

但是在齊頭式的線上會議中,我們必須對不同親疏遠近的人,呈現出同樣的形象,這可能會讓人產生抗拒,不確定除了專業的那一面,自己「遊戲、生活化」的那一面是否可以出現在會議上。

這種時候,若水特殊的會議文化「check in & check out」就派上用場了。

每天會議開始前,大家會一起check in,各自分享一個和工作無關的生活趣事,例如最近居家工作的心得,喜歡看的影集等等,目的是讓彼此成為最佳隊友,不只能談論正經事,也能了解對方真實的那一面,培養心照不宣的默契,有助工作運行更順暢。

會議結束後團隊也會進行check out,回報工作進度,統整會議結論和Following Action,如果有工作相關問題也可以在此時提出,和團隊一起討論、解決。

到了線上也是,團隊每天用軟性的check in &理性的 check out,取代制式化的點名,而各部門也有許多創意的作法。例如讓人心跳加快的成語接龍搶答、綜藝題目大會考。

此外,為了大家的健康,平時在實體辦公室,固定有專人帶領各樓層夥伴做5-10分鐘的「運動操」,活動一下久坐疲乏的身體,彼此聊聊天。在線上,我們一樣維持每天的運動時段,讓大家可以感受到團隊感,同時消除疲勞。

💡管理心法四:營造居家工作環境

一家人吃飯的餐桌,變成了居家辦公桌;上一秒還在談論嚴肅的商業合約,下一秒又必須轉換成父母的角色,照顧哭鬧的小孩,視訊會議時,還時不時有家人跑來亂入…平時在外,我們扮演著成熟獨立個體的角色(社會人),如今這個社會化的角色跑到家裡,挑戰著工作者和家人之間的界線感。

當每位夥伴都營造出工作空間,就是一個虛擬辦公室。要打造良好的工作環境,設立遠距工作的「界線」就變得很重要。大家發揮創意,除了事前和家人約法三章,劃出固定的工作時段和空間之外,也有人自製門牌和標語。

若水夥伴自製標語,打造居家辦公環境。(圖片來源:若水國際)

不只生活需要儀式感,工作也是。為了幫助團隊夥伴更進入工作狀態,若水設定了基礎的遠距工作衣著規範、視訊禮儀等共識,邀請團隊一起營造工作環境的氛圍。

此外,夥伴們自己也會營造出屬於自己的儀式感,例如手沖咖啡,換上有工作感的襯衫,在餐桌鋪上桌巾等,用不同的方式進入工作角色,幫心靈充電。

遠距工作靠的不只是視訊和網路,文化、心理也很重要

當遠距工作逐漸成為一種常態,不論企業和員工都需要做好心態和環境上的準備,除了視訊及網路硬體環境的架設之外,更需要「組織文化」軟實力的相輔相成,才能發揮WFH最佳的綜效。

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