疫情給企業的考題:如何從日常建立線上協作和管理機制?

圖片來源:若水國際

肺炎疫情來襲,讓各行各業很頭痛。企業該如何建立遠距工作模式,維持團隊運作效能?特別是「BIM建築資訊建模」這種需要大量硬體運算資源、高度橫向協作的產業屬性,更是一大挑戰。

BIM(Building Information Modeling)為建築資訊建模的簡稱,係指以電腦虛擬3D建築模型取代傳統2D建築設計圖紙,在電腦上預先模擬建築物完工後的外觀、內部結構、機電系統等,甚至是溫度、日照等條件,如此一來,營建商便可在施工前掌握實際情形,精準施工、節省成本。

BIM建模使用的CAD、Revit等建模軟體以及模型的資訊量,需要性能強大的電腦才能順暢運作。此外,專案成員經常需要協作同一份中央檔案,不同人員負責不同的專業系統,全體整合後再進行交付。這種工作模式不只很吃運算資源,只要其中一個工項卡住,很可能影響到專案的進度。

好在,若水的BIM團隊平時就很重視資訊工具的應用,日常建立起的線上協作和管理機制,此時正好可以作為遠距工作的基礎。

為了因應日常專案大量的協作、細緻的分工和即時的回報,BIM團隊已全面導入SaaS專管系統,從前期合約簽立、專案執行控管到結案交付的各個流程,都採用線上專案管理模式,為了是讓團隊可以即時掌握各工項的專案進度,以達高效的溝通和成果交付。此外,也同時實施中央協作機制,讓內外部的專案成員都可以透過VPN同步協作同一份中央檔案。

由於平時已經有一套線上專案運作及管理的模式,因此在後續進行WFH(Work From Home) 的遠端工作環境佈署時,可以基於現有的基礎,探討如何擴大協作規模,從原先針對各個專案,進一步擴展到全體BIM成員的遠端協作。

BIM機電系統模型示意圖。(圖片來源:若水國際)
扎實基本功,造就高效遠距工作團隊

2020年2月初,若水發現疫情開始擴大,迅速成立了遠距工作規劃小組,著手策劃BIM遠距工作流程和模式,透過三階段的調整和優化,讓員工分批展開居家工作,在疫情趨於嚴峻的三月初,全面落實WFH(Work from Home),進行遠端工作。

過程中,我們發現BIM遠距工作在網路架構上有幾大挑戰,包括:遠端操作、網路連線、視訊、設備

👉第一階段測試:遠距問題驗證
為了掌握遠距工作可能遇到的問題,我們邀請幾位住得遠,且工作需要大量溝通、對接的同仁進行首批測試,挖掘出BIM遠距工作的三個關鍵問題:

  1. 遠端操作不順暢
  2. CAD檔卡機或當機
  3. 頻寬不足,網速太慢

遠端操作的即時性,足以影響建築模型專案的交付成敗。BIM的硬體設備環境門檻很高,一般家用主機難以負荷,但直接連進公司的主機作業又好容易卡機,該如何解決?

居家遠距工作期間,BIM同仁不是直接連進公司主機操作,而是透過遠端連線,直接操控公司的虛擬電腦桌面。如此一來,便可避開直接連進公司主機和中央資料夾,大幅減少對家中電腦造成的運算負擔,相較之下操作速度提升了4倍。

為了避免CAD檔案過大,導致卡機或當機,遠距工作前會也會要求團隊先進行清圖,每次只開啟所需的部分進行處理。(為了保護客戶圖資,所有遠距員工事先都簽署了NDA保密協定,並制定嚴格的工作規範。)

VPN網路連線作業模式。(圖片來源:若水國際)

至於網路頻寬不足的問題,我們透過首批同仁貢獻的實測數據,統計出BIM遠距工作所須的頻寬範圍,找出網速慢的共通點,通常是使用手機無線網路、社區網路或4G網路。於是提前針對這群同仁,由公司提供接線網路線,或是協助輔導頻寬升級。

有些同仁會遇到家中沒有主機,或是沒有雙螢幕的困擾。幸好公司內部隨時備妥數套電腦設備,平時作為BIM職業訓練備用,此時便可彈性調度借用。

👉第二階段測試:VPN優化調整
第二階段,我們邀請超過三分之二的BIM同仁同時上線,進行兩項壓力測試:

  1. VPN壓力測試:包含防火牆的負載力,還有電信業者對外的流量頻寬
  2. CAD檔壓力測試:測試最大圖檔數量和產生之延遲效應

藉由第二階段測試收到的反饋,核心團隊同步整理出一份遠距工作的CAD檔操作守則,佈達給全體BIM同仁;IT部門亦回頭優化、調整VPN的設定值,以確保最佳遠端連線品質。

但光是這樣還不夠萬全,還差最後一個步驟。

VPN壓力測試。(圖片來源:若水國際)

居家工作時,同仁難免會聽聽背景音樂,或開啟其他耗能的軟體,這些都會影響到BIM遠端製圖時頻寬的穩定度。為此,需要一併調整VPN設定,讓遠端桌面的連線網只能處理工作相關軟體,其餘的部分則導回個人家用頻寬來吸收,以確保團隊頻寬的穩定度,做完這些設定,VPN優化就算是大功告成。

👉第三階段實施:全員遠距&防呆機制
經歷兩次階段性測試以及陸續增加居家工作人數,在疫情高漲前,開始順利實施BIM團隊的全員遠距工作。

有鑑於在操作遠端桌面時,可能會遇到有人不小心習慣性按下關機,手滑把公司電腦給關掉的窘境。為了防患於未然,我們也在正式遠距前先設定好主機的「關機自救機制」。

除了設定電腦每天早上7點自動開機,也會設定一個半夜自動重開機的時間,避免主機因長時間連線過熱而當機。此外,如果公司意外斷電,電腦主機也會於復電後自動重啟,將人為操作因素降到最低,守護員工安全。

整合軟硬實力,打造高效遠距工作模式

當遠距工作成為大環境趨勢,企業的日常管理策略顯得更加重要。除了網路及硬體環境的佈署之外,我們發現要打造一支真正的高效遠距工作團隊,還須搭配「組織文化和管理」,才能達到相輔相成的效果。在下一篇文章中,我們將與大家分享企業員工在遠距工作時,有哪五大心理需求,而站在管理的角度又該如何因應。

延伸閱讀
·建構團隊心理安全感,遠距工作也像在一起
·當鼎泰豐加上台積電,未來的專案管理顯學
·當企業遇上AI市場需求,工作流程設計可以這樣系統化

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