圖片來源：若水國際

肺炎疫情來襲，讓各行各業很頭痛。企業該如何建立遠距工作模式，維持團隊運作效能？特別是「BIM建築資訊建模」這種需要大量硬體運算資源、高度橫向協作的產業屬性，更是一大挑戰。

BIM(Building Information Modeling)為建築資訊建模的簡稱，係指以電腦虛擬3D建築模型取代傳統2D建築設計圖紙，在電腦上預先模擬建築物完工後的外觀、內部結構、機電系統等，甚至是溫度、日照等條件，如此一來，營建商便可在施工前掌握實際情形，精準施工、節省成本。

BIM建模使用的CAD、Revit等建模軟體以及模型的資訊量，需要性能強大的電腦才能順暢運作。此外，專案成員經常需要協作同一份中央檔案，不同人員負責不同的專業系統，全體整合後再進行交付。這種工作模式不只很吃運算資源，只要其中一個工項卡住，很可能影響到專案的進度。

好在，若水的BIM團隊平時就很重視資訊工具的應用，日常建立起的線上協作和管理機制，此時正好可以作為遠距工作的基礎。

為了因應日常專案大量的協作、細緻的分工和即時的回報，BIM團隊已全面導入SaaS專管系統，從前期合約簽立、專案執行控管到結案交付的各個流程，都採用線上專案管理模式，為了是讓團隊可以即時掌握各工項的專案進度，以達高效的溝通和成果交付。此外，也同時實施中央協作機制，讓內外部的專案成員都可以透過VPN同步協作同一份中央檔案。

由於平時已經有一套線上專案運作及管理的模式，因此在後續進行WFH(Work From Home) 的遠端工作環境佈署時，可以基於現有的基礎，探討如何擴大協作規模，從原先針對各個專案，進一步擴展到全體BIM成員的遠端協作。

扎實基本功，造就高效遠距工作團隊

2020年2月初，若水發現疫情開始擴大，迅速成立了遠距工作規劃小組，著手策劃BIM遠距工作流程和模式，透過三階段的調整和優化，讓員工分批展開居家工作，在疫情趨於嚴峻的三月初，全面落實WFH(Work from Home)，進行遠端工作。

過程中，我們發現BIM遠距工作在網路架構上有幾大挑戰，包括：遠端操作、網路連線、視訊、設備。

👉第一階段測試：遠距問題驗證
為了掌握遠距工作可能遇到的問題，我們邀請幾位住得遠，且工作需要大量溝通、對接的同仁進行首批測試，挖掘出BIM遠距工作的三個關鍵問題：

1. 遠端操作不順暢
2. CAD檔卡機或當機
3. 頻寬不足，網速太慢

遠端操作的即時性，足以影響建築模型專案的交付成敗。BIM的硬體設備環境門檻很高，一般家用主機難以負荷，但直接連進公司的主機作業又好容易卡機，該如何解決？

居家遠距工作期間，BIM同仁不是直接連進公司主機操作，而是透過遠端連線，直接操控公司的虛擬電腦桌面。如此一來，便可避開直接連進公司主機和中央資料夾，大幅減少對家中電腦造成的運算負擔，相較之下操作速度提升了4倍。

為了避免CAD檔案過大，導致卡機或當機，遠距工作前會也會要求團隊先進行清圖，每次只開啟所需的部分進行處理。（為了保護客戶圖資，所有遠距員工事先都簽署了NDA保密協定，並制定嚴格的工作規範。）

至於網路頻寬不足的問題，我們透過首批同仁貢獻的實測數據，統計出BIM遠距工作所須的頻寬範圍，找出網速慢的共通點，通常是使用手機無線網路、社區網路或4G網路。於是提前針對這群同仁，由公司提供接線網路線，或是協助輔導頻寬升級。

有些同仁會遇到家中沒有主機，或是沒有雙螢幕的困擾。幸好公司內部隨時備妥數套電腦設備，平時作為BIM職業訓練備用，此時便可彈性調度借用。

👉第二階段測試：VPN優化調整
第二階段，我們邀請超過三分之二的BIM同仁同時上線，進行兩項壓力測試：

1. VPN壓力測試：包含防火牆的負載力，還有電信業者對外的流量頻寬
2. CAD檔壓力測試：測試最大圖檔數量和產生之延遲效應

藉由第二階段測試收到的反饋，核心團隊同步整理出一份遠距工作的CAD檔操作守則，佈達給全體BIM同仁；IT部門亦回頭優化、調整VPN的設定值，以確保最佳遠端連線品質。

但光是這樣還不夠萬全，還差最後一個步驟。

居家工作時，同仁難免會聽聽背景音樂，或開啟其他耗能的軟體，這些都會影響到BIM遠端製圖時頻寬的穩定度。為此，需要一併調整VPN設定，讓遠端桌面的連線網只能處理工作相關軟體，其餘的部分則導回個人家用頻寬來吸收，以確保團隊頻寬的穩定度，做完這些設定，VPN優化就算是大功告成。

👉第三階段實施：全員遠距＆防呆機制
經歷兩次階段性測試以及陸續增加居家工作人數，在疫情高漲前，開始順利實施BIM團隊的全員遠距工作。

有鑑於在操作遠端桌面時，可能會遇到有人不小心習慣性按下關機，手滑把公司電腦給關掉的窘境。為了防患於未然，我們也在正式遠距前先設定好主機的「關機自救機制」。

除了設定電腦每天早上7點自動開機，也會設定一個半夜自動重開機的時間，避免主機因長時間連線過熱而當機。此外，如果公司意外斷電，電腦主機也會於復電後自動重啟，將人為操作因素降到最低，守護員工安全。

整合軟硬實力，打造高效遠距工作模式

當遠距工作成為大環境趨勢，企業的日常管理策略顯得更加重要。除了網路及硬體環境的佈署之外，我們發現要打造一支真正的高效遠距工作團隊，還須搭配「組織文化和管理」，才能達到相輔相成的效果。在下一篇文章中，我們將與大家分享企業員工在遠距工作時，有哪五大心理需求，而站在管理的角度又該如何因應。